Article 1 : Objectif
Le règlement intérieur a pour objectif de définir et préciser les modalités et pratiques de fonctionnement ainsi que les devoirs et droits des adhérents à notre association. Chaque adhérent se doit de respecter et développer l’esprit associatif de Pitch 83 et de veiller au respect des règles et de l’étiquette du golf diffusées par la Fédération Française de Golf.
Le règlement intérieur s’impose à tous les membres de l’association et pour toutes ses activités.
Article 2 : Gestion de l’association
L’association est régie par la loi des associations en vigueur avec un Conseil d’Administration (CA) composé d’un Bureau, (Président, Vice-président, Trésorier, Secrétaire) et de membres chargés d’une ou plusieurs missions à caractère temporaire ou permanent.
Les décisions du CA se déterminent par vote des membres (permanents et chargés de mission) à la majorité ; en cas de vote équilibre, le président dispose de deux voix.
Le vice-président, le trésorier, le secrétaire sont seuls autorisés à signer, en double signature avec le Président, les documents et correspondances de l’association dans la mesure où elles sont conformes aux statuts et correspondent à des tâches définies dans le règlement intérieur.
Le Président et/ou le trésorier sont habilités à ouvrir et gérer le compte bancaire de l’association et sont seuls à pouvoir mandater les dépenses de l’association.
La comptabilité est tenue et archivée par le trésorier. L’exercice comptable commence le 01 janvier et se termine le 31décembre de chaque année civile.
Les comptes rendus et procès-verbaux du Conseil d’Administration et des Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires sont rédigés, diffusés et archivés par le secrétaire après approbation du Président.
Les repas liés aux contacts commerciaux, rencontres amicales, compétitions seront remboursés aux membres du CA et aux membres délégués sur présentation du justificatif et dans un montant maximum fixé chaque année par le CA sur présentation des justificatifs.
Les membres du CA bénéficieront d’une prise en charge par l’association de deux repas maximum par an.
Les conjoints des Administrateurs bénéficieront d’une prise en charge d’un repas par an.
Tous les avantages accordés sont régis par la réglementation fiscale en vigueur.
Article 3 : Adhésion et cotisation
Les demandes d’adhésion devront être faites sur les supports adéquats.
En cas de parrainage par un membre, cette information devra être notifiée.
L’adhésion générera l’attribution d’une carte personnelle de membre de l’association Pitch 83.Elle sera attribuée ou actualisée dès le règlement de la cotisation qui devra avoir lieu au plus tard le jour de l’assemblée générale fixée en janvier de chaque année. Cette carte est obligatoire pour être reconnu comme membre de Pitch 83.
Pour les nouveaux adhérents en cours d’année, la carte de membre sera délivrée dès son règlement ; elle est obligatoire pour être reconnu membre de l’association.
La cotisation annuelle est fixée par le C A et ratifiée par l’assemblée générale.
Les membres d’honneur de l’association, nommés par le CA, ne paient pas de cotisation.
La carte sera systématiquement présentée à l’accueil des golfs partenaires (avec la licence FFG si demandée) ; elle sera également présentée lors de toute manifestation organisée par l’association.
Elle est strictement personnelle et ne peut se prêter .Elle implique le respect des règles et de l’étiquette de nos golfs partenaires. Et en particulier la limitation absolue à une unique carte associative par club de golf.
Tout adhérent ne respectant pas ces règles et celles de bonne conduite, de bon fonctionnement et contrevenant à l’esprit associatif pourra être exclu sans compensation aucune par décision du CA (Conseil administration)
Il est à noter qu’en cas de non-respect de ces principes dans un club de golf partenaire (notamment la double affiliation), la faute pourrait être sanctionnée par l’exclusion de l’association toute entière sans remboursement des droits de jeu achetés.
Article 4 : Pratiques du Golf
Les participants à l’activité Golf doivent être titulaires de leur licence à jour de la FFG ou équivalente étrangère. Les débutants en cours de formation devront être titulaires de leur licence dès qu’ils accéderont aux parcours.
L’association acquière des droits de jeu ou Green fees (GFs) qui sont recédés aux adhérents. Ils sont strictement nominatifs, non cessibles, non échangeables, non remboursables par l’association en cas de non utilisation.
Ces droits de jeu sont payables en totalité à la livraison et devront être utilisés dans l’année en cours ; au-delà ils ne seront plus valables sauf tolérance exceptionnelle accordée par un club. Une utilisation prorata-temporis est fortement recommandée afin d’éviter des excédents de réservation en fin d’année.
Les cas particuliers (maladies, chirurgies….) sont examinés par le Conseil d’administration sous réserve de la présentation d’un certificat médical du médecin spécialiste.
Certains clubs imposent des réservations aux départs et des gestions de Gfs par internet, ils informent des soldes de Gfs par personne ; d’autres imposent un document papier formalisé déterminant le nombre de GFs attribués et défalqués au fur et à mesure des utilisations
Un agenda OBLIGATOIRE accessible et renseigné par internet permet de faire les PRE-RESERVATIONS dans le cadre des modalités définies (Tableau des modalités de réservation) et conformes aux impératifs fixés par les clubs qui nous vendent les droits de jeu.
Différents documents régissant les modalités de fonctionnement (réservation des départs, utilisation et mises à jour du planning Pitch 83, etc…….) deviennent de facto partie du règlement intérieur et donc de son respect.
Tout manquement (notamment les non pré-réservations sur le planning interne Pitch 83) sera traité voir sanctionné, le CA ou son membre délégué, prendra toute décision pour annuler des réservations de parcours non respectueuses des règles édictées.
De même l’étiquette golfique doit notamment être considérée comme partie intégrante du règlement des golfs et de Pitch 83.
Article 5 : Traitement de l’information
Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement informatisé des informations. Le fichier est consultable par les adhérents, il est prohibé d’utiliser les informations à d’autres fins que personnelles et leur utilisation doit rester impérativement en rapport avec l’association.
Ce fichier est à usage exclusif de l’association et de ses membres et ne peut être cédé à quelque organisation que ce soit. Les adhérents peuvent exercer le droit de rectification en faisant connaitre leur demande auprès du représentant de l’Association en charge de l’information.
Les comptes rendus et procès-verbaux ne sont diffusés qu’aux membres de l’association et sont également consultables sur demande par les membres au siège de l’association.
Article 6 : Activités et manifestations
Pour son bon déroulement, un responsable bénévole peut être chargé par le CA d’une activité à titre ponctuel. Il en assure la coordination avec les membres du CA pour la période requise et revalidée chaque année lors de l’AG annuelle.
Ces activités et manifestations se gèrent conformément à leur charte ou conditions spécifiques validées par le CA.
Les manifestations golfiques imposent un calendrier de réservation des participants et de paiement qui implique l’engagement du réservataire à titre définitif. Elles peuvent être suivant les aléas (météo, clubs partenaires….autres….) annulées ou reportées avec remboursement de l’engagement.
Article 7 : Arbitrage et règlement de litige
En cas de conflit ou litige et à la demande d’un membre (qui peut être aussi du CA) , une commission d’arbitrage pourra être nommée afin de présenter ses conclusions au CA qui prendra la décision finale.
Elle sera nommée par le Président et composée du Président, du responsable de l’activité concernée et d’un membre choisi par le CA pour ses compétences en la matière.
Elle pourra traiter, si besoin, des cas de non-respect ou détournement des règles édictées ; des adhésions rejetées ou d’abus manifestes en quelque matière que ce soit ; des interprétations du règlement ou tout autre matière de forme contestable.
Article 8 : Application
Le règlement intérieur est applicable dès sa validation par vote majoritaire à l’Assemblée Générale à laquelle il sera présenté. Les modifications éventuelles à venir seront de même soumises au vote en Assemblée Générale.